גופים העורכים אירועים גדולים, מכירים בחשיבות הכבירה שיש בהפעלת מערכת רישום לאירועים. המערכת נחשבת לאחד הכלים החשובים ביותר העומדים לרשות מארגני האירוע, והיא מאפשרת להם למקסם את איכות הפעילות האנושית באירוע – בזמן שהאירוע מתרחש ולא פחות חשוב, גם אחריו. כיצד זה עובד ומה מאפשרת המערכת? הכירו את אחד ממסדי הנתונים היעילים ביותר של הארגון שלכם.
רישום לאירועים – הבניית אופי האירוע ומסד נתונים איכותי
מערכת רישום לאירועים מאפשרת לכם לבנות את אופי האירוע בהתאם למשתתפים הנרשמים אליו. מי קהל היעד של האירוע שלכם? אל מי אתם רוצים להגיע? איזה אופי יישא האירוע? בהתאם לתשובות לשאלות הללו, תוכלו להפיץ את האירוע בקרב אורחים פוטנציאליים ורלוונטיים.
לאחר שהאירוע מסתיים, האורחים שנרשמו למערכת מהווים בסיס נתונים איכותי בארגון אירועים, ימי עיון ואירועים עסקיים עתידיים. אתם מחזיקים בידכם מידע חשוב מאוד וכלי נהדר לעיבוד נתונים והסקת מסקנות לקראת האירוע הבא – שמרו עליו!
הצעד הראשון בדרך להתנהלות מקצועית באירוע
ההתנהלות המקצועית באירוע העסקי נגזרת מכמה פרמטרים – הפקה מוקפדת, בחירת ספקים איכותיים ובניית לו"ז מסודר. לצד הפרמטרים הללו, הפעלה של מערכת רישום אירועים היא אחד הצעדים הראשונים להתנהלות המקצועית באירוע העסקי, שכן היא מתחילה בד בד עם הפקת האירוע וקובעת את מהלכו, לא פחות מאשר האספקטים האחרים. באמצעות המערכת מכירת כרטיסים תוכלו להפיק תגי שם למשתתפים, לאסוף נתונים שימושיים על האורחים באירוע ולהבין את אופי המשתתפים עוד לפני שיום האירוע יגיע. כך תוכלו לערוך שינויים בהפקה עצמה ולגבש קונספט מדויק לאירוע המתוכנן.
ייעול תהליכי רישום ממוחשב לאירועים
רישום ממוחשב לאירועים מאפשרת לכם לייעל את תהליכי הרישום ולחסוך משאבים יקרים. הזמן שלכם, כמארגני אירועים, הוא חשוב – ולכן חשוב למקסם כל יום ושעה בו. כשהמוזמנים לאירוע מבצעים הרשמה מהבית באמצעות מערכת רישום לכנסים, אתם חוסכים משאב אנושי עצום הכרוך בהרשמה טלפונית מיושנת ונהנים ממקסימום שקט נפשי וסדר לקראת האירוע. בנוסף, אתם יכולים לעקוב אונליין על התקדמות ההרשמה ולקבל מידע יעיל בכל עת – כמה נרשמו? כמה מקומות נותרו? מהו קצב מכירת הכרטיסים? ועוד.
כל מה שאתם צריכים לדעת על המשתתפים – אצלכם!
מאגר הנתונים של באי האירוע משתנה בהתאם לשדות הרישום שהגדרתם מראש. אם אתם אכן רוצים להפוך את הנתונים שלכם ליעילים עבורכם גם לאירועים הבאים, חשוב שתנסו לכלול בשדות שהמשתתפים נדרשים למלא אינפורמציה שתרצו לדעת – שמות, תחומי העיסוק, גיל, מגדר ואפילו הציפיות של האורחים מהפקת כנס. עם זאת, חשוב לא להעיק על המוזמנים – אחרי הכל, אף אחד לא אוהב למלא טופס מסורבל או לחשוף פרטים אישיים על עצמו אם אין בכך צורך ממשי.
נא להשאיר פרטים ונחזור אליך בהקדם!
